TAAC legge la posta, la PEC e WhatsApp dell'azienda, riassume ogni messaggio e lo trasforma in una cosa da fare, con la persona giusta e la scadenza. Tiene in ordine clienti, pratiche, agenda e documenti.

TAAC propone, tu decidi: ogni azione che cambia qualcosa la confermi tu.

In alto a sinistra ci sono tre righe: toccale e il menu entra da sinistra. Scegli la sezione e il menu si richiude da solo. Si chiude anche toccando fuori o con Esc.

Le sezioni sono: Oggi, TAAC AI, Conversazioni, Clienti (con Etichette, Pratiche e Categorie), Agenda, Task, Documentazione. In fondo: Notifiche, Andamento, Squadra, Impostazioni, Guida, Modalità telefono, Esci.

Con la freccia in alto a sinistra, accanto alle tre righe: riporta alla schermata da cui venivi. C'è in tutte le sezioni tranne Oggi, da dove si parte.

Quando tocchi una voce, il nome della sezione compare subito in alto con una riga che scorre: vuol dire che sta arrivando.

L'admin vede tutto e distribuisce il lavoro. Il dipendente vede le cose affidate a lui, i suoi clienti, le sue pratiche, la sua agenda e la chat della squadra.

Chi è admin e chi dipendente si decide in Squadra, alla voce Persone e accessi.

Nella pagina di accesso tocca «Password dimenticata?», scrivi la tua email e ti arriva un link. Il link vale un'ora e si usa una volta sola: da lì scegli la password nuova.

Se entri con un nome utente al posto dell'email, o la mail non arriva, la password nuova te la dà il titolare da Squadra.

Sono le quattro cose da fare il primo giorno: raccontare che lavoro fate, collegare la posta, collegare WhatsApp, aggiungere chi lavora con te. Finché non c'è un canale collegato TAAC non legge niente, e Oggi lo dice.

Dal telefono apri lo stesso indirizzo: la schermata si adatta da sola. Dal computer puoi vedere com'è con «Modalità telefono», in fondo al menu; «Torna al computer» la toglie.

Le cose che aspettano te, in fila per importanza: prima le urgenti. Sotto, quelle rimandate («Più tardi») e quelle chiuse nelle ultime 24 ore.

Il dipendente al posto del quadro dell'azienda vede la sua giornata: in cima «Adesso tocca a te», poi i suoi compiti di oggi, le sue pratiche, l'agenda, chi gli ha scritto.

È la barra in cima a Oggi: una percentuale che dice quanto spazio vi resta rispetto al lavoro aperto. Più è alta, più siete sotto controllo. Scende quando le cose si accumulano o sono in ritardo.

Toccando una persona nella barra si vedono solo le sue cose.

Si apre a destra la sua scheda. In alto ci sono i pulsanti: Segna come fatto, Non serve, Rispondi al cliente, Urgenza, Ricordamelo, Passa a, Allega file, Etichette, Modifica.

«Segna come fatto» e «Non serve» partono subito. Gli altri aprono sotto solo la loro parte.

Ogni minuto, da solo, anche a dashboard chiusa. Chi ti scrive compare entro un minuto con la cosa da fare già pronta. In Impostazioni, alla voce Controllo dei messaggi, vedi l'ultimo controllo e puoi forzarne uno.

Nel menu, sotto Conversazioni: scegli il canale fra Email, PEC e WhatsApp. Per la posta ci sono anche Ricevuti, Inviati, Bozze e Archiviate.

Ogni cliente ha la sua conversazione, con i messaggi ricevuti e quelli mandati.

Aprendo una conversazione l'elenco si chiude e la mail prende tutta la larghezza. «Mostra l'elenco», in alto a destra, lo riapre per passare a un'altra.

Con l'elenco aperto, sul suo bordo destro il cursore diventa quello del ridimensionamento: trascina per allargarlo o stringerlo. La misura resta salvata.

In fondo alla conversazione tocca «Scrivi un messaggio»: il riquadro si apre con l'oggetto e lo spazio per scrivere. Invio manda, Maiusc+Invio va a capo.

Se TAAC ha preparato una risposta, compare «Usa la risposta che ho preparato». «Modelli» inserisce un testo pronto. «Salva bozza» la tiene per dopo.

Nel riquadro di risposta tocca «Allega», cerca il file per nome e sceglilo. Trova i documenti di TAAC e i file del Google Drive. Gli allegati insieme possono pesare fino a 15 MB.

Chiude le cose da fare nate da quella conversazione. Se sono più d'una il pulsante dice «Fatte tutte» con il numero: le chiude insieme, così non ne ricompare una dopo l'altra.

«Passa» affida la cosa a un collega.

Quando scrive qualcuno che non è in rubrica TAAC non crea la scheda da solo: potrebbe essere un fornitore o una pubblicità. Chiede «Lo aggiungo come cliente?» in cima alla conversazione e in Notifiche.

Con «Sì» nasce la scheda con il suo recapito e i suoi messaggi ci finiscono dentro. Con «No» per quell'indirizzo non lo chiede più.

Da Conversazioni tocca «Campagne». Scegli le etichette o le categorie, il canale e il testo: ognuno riceve la sua copia, con {nome} sostituito dal suo nome. L'invio parte a gruppi e mostra chi l'ha ricevuto.

Su WhatsApp si può scrivere per primi solo con un modello approvato da Meta.

Con il «+» giallo accanto ai canali: scegli il cliente e da dove scrivergli.

In Task tocca «+ Nuovo compito»: si apre una pagina intera. Scrivi cosa va fatto e la descrizione, scegli a chi affidarlo, il cliente, l'urgenza e la scadenza. Puoi aggiungere etichette, una nota e gli allegati.

Gli allegati si prendono dal computer oppure da Documenti e Drive. Alla fine «Crea il compito» lo apre.

Apri il task e tocca «Segna come fatto». Sparisce dalla lista e resta per 24 ore fra i «Fatti», da dove si può riaprire con «Annulla: rimettila in lista».

Dalla scheda del task: «Urgenza» per Urgente, Normale o Quando si può; «Passa a» per affidarlo a un collega; «Modifica» per titolo, descrizione, scadenza, cliente e pratica.

«Ricordamelo» lo toglie dalle cose di oggi e lo fa tornare all'ora scelta, con un avviso.

Nella scheda tocca «Allega file»: «Scegli file» per caricarlo dal computer, «Da Documenti o Drive» per uno che c'è già. Gli allegati restano sotto, e si aprono con un clic.

Sono le cose da fare nate dai messaggi: una mail che chiede un preventivo diventa un task. Restano finché non li chiudi, come promemoria.

In fondo alla scheda c'è la chat del task: scrivi lì, e chi lo segue riceve l'avviso. «Parlane in squadra» lo porta nella chat della squadra.

In Clienti: cerca per nome, telefono o email, e filtra per stato, categoria o etichetta. Toccando il nome si apre la sua scheda.

Con «+ Nuovo cliente» in alto a destra. Per portarne dentro tanti, «Importa da Excel»: accetta file Excel e CSV, riconosce da solo le colonne (anche quelle dei contatti delle inserzioni) e salta i doppioni.

I suoi recapiti, le note, le etichette, le categorie, le conversazioni, le cose da fare, gli appuntamenti, le pratiche e i suoi documenti.

I documenti si caricano con «Scegli file», oppure si collegano dal Drive.

In Clienti, sulla riga del cliente, tocca il «+» accanto alle etichette e scegli «Metti» o «Togli». Per metterla a tanti insieme apri l'etichetta e usa l'aggiunta in blocco.

In Clienti, il «+» sulla riga del cliente mostra sia le etichette sia le categorie: per ognuna «Metti» o «Togli».

Nella sua scheda tocca «Chiamalo dopo»: scrivi cosa ricordare e scegli giorno e ora, o usa i tasti veloci (fra un'ora, fra tre ore, domani alle 9 o alle 15).

All'ora scelta arriva un avviso e la cosa torna fra quelle da fare. Fino ad allora la trovi nella scheda e in Task.

Lo puoi chiedere anche a TAAC: «ricordami di richiamare Rossi domani alle 15».

Sì: sotto ogni nota c'è chi l'ha scritta, il giorno e l'ora con i minuti. Lo stesso nello storico del cliente, insieme ai messaggi.

Nella sua scheda, in fondo a destra: «Archivia il cliente» lo toglie dalle liste (si ritrova in Clienti → Archiviati), «Elimina il cliente» lo cancella per sempre.

Eliminare toglie la scheda e le note; messaggi, compiti e documenti restano, senza cliente. Lo può fare solo il titolare e non si torna indietro.

Nel menu, sotto Clienti, apri Etichette e tocca «+ Nuova etichetta». Si scelgono nome, colore, descrizione, a cosa si applica (Clienti, Task, Conversazioni, Agenda) e quando usarla.

«Quando usarla» la legge anche TAAC, e la segue quando propone un'etichetta.

È un lavoro che dura nel tempo: un cantiere, un ordine, un reclamo. Ha un responsabile, una scadenza, i suoi clienti, i suoi task e i suoi documenti, e passa per le sue fasi.

In Pratiche le vedi a colonne, una per fase: si spostano trascinandole. Dentro ogni pratica c'è la cronologia di quello che è successo.

Raggruppano i clienti: un condominio, una zona, un tipo. Una categoria può averne altre dentro, e ha i suoi recapiti. Si può scrivere a tutti quelli di una categoria.

È il Google Drive dell'azienda dentro TAAC: cartelle e sottocartelle, con il percorso in alto per tornare indietro. Quello che cambi qui cambia sul Drive, e viceversa.

«+ Nuova cartella» ne crea una. «Scegli file» e «Carica qui» caricano fino a 4 MB per file. I tre puntini su ogni elemento permettono di rinominare, spostare e cestinare.

Si sposta nelle cartelle lì dentro o su di un livello. «Cestina» mette nel cestino del Drive, da dove si recupera per 30 giorni.

Toccandolo si apre dentro TAAC, senza chiedere l'accesso a Google. Da lì lo scarichi, lo agganci a un cliente o a una pratica, o ne fai una copia nell'archivio di TAAC.

Chi aveva collegato il Drive prima deve ricollegarlo una volta: in Documentazione compare «Ricollega Google Drive». Dopo aver detto sì al permesso, si possono creare cartelle, caricare e spostare.

In «Archivio di TAAC», il link in alto nella Documentazione. Quelli di un cliente stanno anche nella sua scheda.

In Agenda tocca «+ Nuovo appuntamento», oppure un giorno del calendario. Scegli titolo, giorno, ora, chi ci va, il cliente e il tipo di evento.

Si vede per mese, settimana o giorno.

Sono le etichette usate come tipo di evento: stesso colore dappertutto. Si creano da Etichette.

Sì: dalla mini chat, mentre sei in Agenda, scrivi o detta «aggiungimi un sopralluogo da Rossi domani alle 10». TAAC lo prepara e tu confermi con «Fai».

Tutto sul lavoro: cosa c'è da fare, chi aspetta risposta, cosa ha scritto un cliente, cosa c'è in un documento. E di fare le cose: creare un task, mettere un appuntamento, scrivere a un cliente, aggiungere un'etichetta.

Legge le mail intere, anche quelle inviate, e l'interno dei file del Drive e dell'archivio.

No. Prepara la proposta, scritta per intero, con «Fai» e «No»: parte solo quando tocchi «Fai». Quello che è stato fatto resta scritto in Notifiche, alla voce «Fatto con TAAC».

Quasi tutto quello che si fa nella dashboard: creare, chiudere, passare e rimandare i compiti a un giorno e un'ora precisi, mettere promemoria, aggiungere e modificare clienti, etichette, categorie e pratiche, spostare appuntamenti, cambiare i servizi e i prezzi dell'azienda, aggiungere o togliere una persona dalla squadra, lavorare sul Drive.

Se gli chiedi più cose insieme le propone tutte, e «Approva tutte» le fa in una volta.

Non tocca solo password, accessi e collegamenti di posta, PEC, WhatsApp e Google: per quelli apre la pagina giusta e ti dice cosa fare.

In ogni pagina, in basso a destra, c'è la faccia di TAAC: toccala e si apre una chat piccola, senza lasciare la pagina. TAAC sa quale schermata hai davanti, quindi «aggiungimi questo» lo fa lì.

«Apri in grande» la porta nella sezione TAAC AI.

Tocca il microfono e parla. La V manda quello che hai detto, la X annulla e cancella. In TAAC AI, «Parliamo a voce» fa una conversazione a voce: lui risponde e torna ad ascoltare.

Sì. In TAAC AI, a sinistra, c'è la cronologia: tocca una chat e la continui da dove era rimasta. «+ Nuova chat» ne comincia un'altra, la X la elimina. Ci sono anche quelle fatte dalla mini chat.

Sì: quando impara un'abitudine dell'azienda o una preferenza se la segna, e la ritrova nelle chat dopo. Il titolare vede cosa ricorda in Notifiche, alla voce «Cosa ricorda TAAC», e può fargliela dimenticare.

Solo da «Servizi e prezzi», in Impostazioni, alla voce La tua azienda. Se un servizio non è lì, TAAC lo dice invece di inventare un prezzo.

Le domande di TAAC («Aggiungo questo cliente?»), gli avvisi che ti riguardano (un task affidato, una scadenza, un messaggio urgente, la chat) e quello che è stato fatto con TAAC.

Il numero sulla campanella si vede da ogni pagina. Toccando un avviso si va alla cosa collegata.

In fondo alle Notifiche, «Cosa ricevere»: per ogni tipo scegli se riceverlo, sul computer o per email. Sotto c'è il pulsante per accendere gli avvisi del browser.

In Squadra, Persone e accessi, tocca «+ Aggiungi persona»: nome, ruolo e, se deve entrare in TAAC, l'accesso. La password la crea TAAC e la mostra una volta sola.

In Persone e accessi ogni riga mostra permesso e accesso. «Gestisci» apre i suoi dati, il permesso (Admin o Dipendente), il nome utente, la password e «Sospendi l'accesso».

Lo decide «Assegnazione automatica», in fondo a Persone e accessi: per ogni tipo di richiesta scegli la persona, e l'interruttore la accende o la spegne.

Se cambi a mano a chi va una cosa, TAAC lo impara e la volta dopo fa come te.

In Squadra: una stanza per tutti e le chat a due. Ci si possono portare i task con «Parlane in squadra».

In «Gestisci», alla voce «Non lavora più qui», scegli a chi passare le sue cose aperte. Esce dalle liste, la storia resta.

In Impostazioni, «Collega i tuoi account». Gmail si collega con il pulsante di Google, Outlook e Microsoft 365 con quello di Microsoft: niente password. Le altre caselle con indirizzo e password.

Con Google compare l'avviso «app non verificata»: si supera con «Avanzate» e poi «Vai a TAAC».

Dalla scheda PEC: indirizzo e password. I server di solito li trova TAAC; se no, si aprono «Server e porte». Il «?» accanto al nome apre la guida passo per passo.

In Impostazioni, scheda WhatsApp Business. Il collegamento «con un clic» per ora è «Presto disponibile». Quello a mano funziona già, ma attenzione: prima bisogna eliminare l'account WhatsApp dal telefono che usa quel numero (fai il backup delle chat: non passano in TAAC). Il «?» sulla scheda apre la guida con tutti i passi.

Dalla scheda Google Drive, con il pulsante: scegli l'account e dì sì. Sotto il nome vedi quale account è collegato.

Il messaggio dice cosa è sbagliato e il campo da correggere diventa rosso. «Password o utente non corretti» vuol dire ricontrollare i dati; «Impossibile collegarsi al server» vuol dire controllare server e porta, o riprovare più tardi.

In «La tua azienda»: nome, che lavoro fate, come scrivete ai clienti, la firma e i servizi con i prezzi. TAAC li usa per capire i messaggi e scrivere le risposte.

Testi pronti da usare quando rispondi. Scrivi {nome} e al suo posto compare il nome del cliente. Si scelgono con «Modelli» nel riquadro di risposta.

Le volte che avete corretto a chi va una cosa o quanto è urgente: TAAC le segue. Se una è sbagliata, «Dimentica» la toglie.

Ogni volta che TAAC legge un messaggio o risponde a una domanda consuma crediti: una domanda circa 4, una mail trasformata in compito circa 1. Ogni mese ne avete 3.000 compresi, che si rinnovano il giorno 1.

Quanti ne restano si vede in Impostazioni → Utilizzo di TAAC. Se finiscono, TAAC smette di rispondere alle domande fino al giorno 1, ma continua a leggere mail e messaggi: non si perde nessuna richiesta. Se ne servono prima, scrivete a NovaLink.

Gli ultimi 30 giorni contro i 30 prima, e il lavoro settimana per settimana.